采購流程管理在企業中扮演著越來越重要的角色，采購流程已經滲透到企業管理的每一個環節。采購流程管理的關鍵是簡化管理，讓管理更加簡單輕松。但是貌似簡單的流程管理實則充滿了復雜性，如采購流程，其前期的準備工作就異常復雜。采購流程管理是一個操作性的定位描述，它指的是采購流程分析、流程定義與重定義、資源分配、時間安排、流程質量與效率測評、流程優化等一系列工作環節。

雖然企業因生產經營的內容不同，采購活動的內容不同，采購運用的方法不同，作業細節上有若干差異，但采購發展到現在采購流程基本趨于一致了。羅浮云小編了解到，采購基本流程主要由以下幾個步驟組成。

一、提出采購申請

采購申請必須嚴格按照生產需求，且基于現有的庫存量，對采購物品的品種、數量以及安全庫存量等因素做出科學的計算后才能提出。與此同時，為保證采購的合理性必須有具體的審核制度對其進行必要的監督，因為通過采購申請環節的控制，能夠有效地防止采購的隨意性和盲目性。

采購部門收到某需求部門提出的請購單后，還要協助該部門預測物料需求。因為采購部門與供應商早期參與合作能夠促進更多的信息交流，從而可以避免或削減采購成本，加速產品推向市場的進度并能帶來更大的競爭優勢。

二、確定采購要求

事實證明，采購的成功始于采購要求的確定，即制訂適當的辦法來明確采購品的具體要求，更重要的是讓供應商完全地理解采購方的需求。一般來說，我們可以采取以下幾種方法：

1. 制訂規范的產品圖紙，并制訂采購訂單的書面程序。

2. 在發出采購訂單前，采購方應與供應商進行協議的核實。

3. 借助其他與所采購物品相適應的方法。

4. 在采購文件中包含清晰地描述所訂購產品或服務的數據，如產品的精確辯認和等級、檢驗規程、應用的質量標準等。

5. 所有檢查或檢驗方法、技術要求應指明相應的國家和國際標準，如物料單等。

三、選擇、確定供應商

影響企業生產運作系統運行的最直接的外部因素是供應商，同時供應商也是保證企業產品的質量、價格、交貨期和服務的關鍵因素。換句話說，供應商的選擇及確定是否符合科學即合理，將直接影響企業運作的好環。

供應鏈上的各個構成部分都是彼此相依附的，猶如唇齒關系。如果供應商選擇失敗，采購項目之于企業的后果必定是唇亡齒寒之態。由此可見，選擇實力較強、誠信度較高，可以進行長期合作并能夠彼此依賴的供應商有利于企業的長期利益。

四、確定采購價格

不論是傳統采購還是現代采購，價格始終是采購項目中最為敏感的問題。在傳統的采購觀念中，采購方與供應商不同的價格立場是不可調和的矛盾。例如，采購方往往希望低價購買，而供應商又總是想高價賣出。但是從供應鏈的角度來看，供需雙方的價格之爭并不能給彼此帶來真正的長久效益。簡單而言，合理適度的價格更利于供需雙方的長期合作和整個供應鏈的持續和諧發展。

五、確定采購訂單

對報價進行分析并選擇好供應商后，采購方就要發出訂單。但是采購中，訂單的確定非常重要。一般負責訂單核實的人員需要明確所要采購的物品的規格、數量、價格、質量標準、交貨時間與地點、包裝、運輸方式、檢驗形式、索賠條件以及相關標準等具體的規定。

六、簽訂采購合同并執行

采購訂單發給供應商之后，采購部門的工作才正式步入供應合作階段，即簽訂合同階段。此時，為了保證采購的順利實施，采購部門應對訂單進行跟蹤和催貨，并適時地進行稽核。

七、支付采購貨款

確定產品的質量數量以及單據準確無誤后，采購方應及時向供應商支付貨款。一般來說，貨款的成功支付則表示本次采購項目已經圓滿結束。

八、評估采購項目，并歸檔管理

采購項目結束之后，采購方都需要對該次采購予以記錄歸檔。通常，記錄中需要反映該次采購的所有詳細信息，其具體內容包括供應商的履約表現(交付質量交付準時性、退貨或賠償的處理等)，企業在該次采購中獲得的“經驗或教訓”等。這些記錄材料可作為對采購部門和采購人員、供應商和企業其他相關部門表現進行評估的重要歷史數據。

隨著采購業務的逐漸增多，很多企業都通過規范采購流程，加強采購流程每一環節上的管理，來約束相關采購過程的業務活動。而這樣做的目的是，使得各項采購指標在業界最佳，并合理地控制企業采購開支的每一過程，以增強企業的競爭優勢。

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